Prelungirea certificatului ISO 9001 nu este doar o formalitate, ci are la bază un proces complex de înțelegere și aplicarea riguroasă a principiilor de management al calității, prin intermediul căruia se recunoaște faptul că ISO 9001 nu este un obiectiv static, ci presupune o permanentă nevoie de îmbunătățire și adaptare la schimbările din mediul de afaceri.
Odată cu schimbările în cerințele clienților și presiunile competitive tot mai mari, capacitatea unei companii de a-și menține și îmbunătăți sistemul de management al calității devine crucială. În acest sens, certificatul ISO 9001 nu reprezintă doar un semn al calității proceselor interne, ci și un indicator al angajamentului organizației pentru excelență și inovație când vine vorba de produsele și serviciile oferite către clienți.
Doar că multe dintre organizații se confruntă cu provocări când vine vorba de menținerea certificării, cauzate de lipsa de angajament de la nivelul conducerii, de dificultățile în adaptarea proceselor și a sistemelor existente pentru a îndeplini cerințele evolutive ale standardului.
De reținut este că ISO 9001 nu înseamnă doar un set de reguli rigide, ci este un cadru flexibil, care trebuie adaptat permanent la contextul specific și nevoile fiecărei companii.
Care sunt regulile pe care companiile care vor să-și prelungească certificarea ISO 9001 trebuie să le respecte?
Realizarea auditului intern riguros
Primul pas crucial în menținerea și prelungirea certificatului ISO 9001 constă în realizarea unor audituri interne regulate, prin care companiile pot să evalueze și monitorizeze eficacitatea sistemului de management al calității pe care îl au.
Ca auditul să fie corect, acesta trebuie realizat de un personal calificat și imparțial, care să identifice orice neconformități sau oportunități de îmbunătățire. În plus, auditurile interne trebuie planificate și atent documentate, iar rezultatele folosite pentru a ghida îmbunătățirile necesare.
Angajament din partea conducerii
Un alt aspect cheie este implicarea și angajamentul conducerii companiei. Liderii organizației trebuie să aloce resurselor necesare, să stabilească politicile și obiectivele clare legate de calitate și să comunice eficient importanța calității în toată organizația. Altfel spus, leadership-ul trebuie să fie activ implicat în revizuirea performanței sistemului de management al calității și să susțină toate îmbunătățirile necesare.
Formarea continuă a angajaților
Educarea și formarea angajaților sunt vitale pentru menținerea standardelor ISO 9001. Toți angajații trebuie să înțeleagă cum contribuie activitatea lor la atingerea obiectivelor de calitate pe care și le dorește compania. Astfel, va fi necesar un program continuu de formare și dezvoltare profesională, la care toți angajații să fie încurajați să sugereze îmbunătățiri.
Monitorizarea și măsurarea performanței
O altă componentă esențială în menținerea certificatului ISO 9001 este monitorizarea și măsurarea constantă a performanței proceselor de business. Companiile trebuie să-și stabilească indicatori de performanță cheie (KPI-uri) și să-i folosească pentru a evalua eficacitatea sistemului de management al calității implementat. Prin analiza datelor colectate, acestea vor fi capabile să identifice domenii care în care sunt necesare îmbunătățiri și lua măsurile pentru a rezolva aceste probleme în timp util.
Îmbunătățirea continuă
În final, principiul de bază al ISO 9001 este îmbunătățirea continuă. Companiile trebuie să caute constant modalități de a îmbunătăți eficiența și eficacitatea proceselor cotidiene, care include optimizarea procedurilor, eliminarea risipei, îmbunătățirea satisfacției clienților și adaptarea la schimbările din mediu și din industrie.
