Termenul de ”management” provine din cuvantul latin ”manum agere”, ce reprezinta a conduce. In perspectiva unei organizatii, managementul este privit drept un proces al carui scop este asigurarea realizarii obiectivelor planificate.
Conform lui Henri Fayol, un inginer francez care a pus bazele unei teorii privind administrarea afacerilor, au fost identificate 5 functii ale managementului:
- Planificarea – ce se ocupa cu previzionarea viitorului si elaborarea unui plan de actiune;
- Organizarea – are ca scop structurarea activitatilor si definirea autoritatii;
- Conducerea – respectiv directionarea activitatii subordonatilor;
- Coordonarea – cumularea eforturilor individuale si directionarea acestora catre atingerea unui scop comun;
- Controlul – reprezinta procesul in care se asigura ca toate procesele sunt realizate conform planificarii.
Acestea fiind spuse, sistemul de management al unei organizatii este partea vizibila a managementului, alcatuita din elemente de natura metodologica, decizionala, informationala, organizatorica, psihologica si motivationala si din relatiile care se stabilesc intre acestea.
Drept urmare a dezvoltarii si diversificarii activitatii companiilor, dar mai ales a globalizarii, in cadrul organizatiilor mici, mijlocii si mari s-au dezvoltat sisteme de management specifice, precum sistemul de management al calitatii, al mediului, al riscului, al sanatatii si securitatii ocupationale, iar lista poate continua.
Ce trebuie sa stii despre sistemul de management al calitatii?
Sistemul de management al calitatii este parte integranta a sistemului de management, fiind conceput special pentru a satisface necesitatile interne de management ale companiei, dar si pentru a genera sau dezvolta increderea clientilor in produsele si serviciile pe care aceasta le ofera.
Conform definitiei, sistemul de management al calitatii este definit drept ”un sistem de management prin care se orienteaza si se controleaza o organizatie in ceea ce priveste calitatea”. In ceea ce priveste certificarea ISO 9000, definitia este extinsa si include ”acea parte a sistemului de management al organizatiei , orientata catre obtinerea rezultatelor, in raport cu obiectivele calitatii, pentru satisfacerea necesitatilor, asteptarilor si cerintelor partilor interesate, dupa caz”.
Care sunt standardele in ceea ce priveste calitatea?
Organizatia Internationala pentru Standardizare (ISO) a elaborat o serie de standarde pentru managementul calitatii incepand cu 1987, sub forma de mai multe standarde ISO 9000:1987. De-a lungul timpului, acestea au fost revizuite de mai multe ori, iar ultima revizuire consistenta a avut loc in anul 2008, de unde si seria ISO 9000:2008.
In ceea ce priveste cea mai cunoscuta standardizare, aceasta este certificarea ISO 9001, care propune un model al SMC bazat pe procese, care sta la baza versiunii 2000 a standardelor din familia ISO 9000. Acest model include patru grupe de procese manageriale : responsabilitatea managementului de la nivelul cel mai inalt, managementul resurselor, procese de realizare a produsului, procese de masurare, analiza si imbunatatire.
Un sistem de management al calitatii bazat pe familia de standarde de certificare ISO 9000 monitorizeaza eficacitatea urmatoarelor aspecte:
- politica referitoare la calitate;
- standardizarea procedurilor;
- identificarea si eliminarea defectelor;
- sisteme pentru actiunea preventiva si corectiva;
- analiza de management a sistemului.
Care este continutul unui sistem de management al calitatii?
Asa cum mentionam anterior, sistemul de management al calitatii cuprinde elementele legate de structura organizatorica, dar si relatiile ierarhice dintre entitatile organizatorice si limitele acesteia.
Totodata, standardul ISO 9001 include si aspectele organizatorice legate de derularea diverselor activitati, precum descrieri ale proceselor, structura acestora, descrierea in detaliu a sarcinilor specifice pentru anumite activitati sau alte descrieri care se regasesc in documentatia sistemului.
Dintre avantajele evidentiate in standardizare, atat pentru clienti, cat si pentru organizatia in sine trebuie mentionate urmatoarele:
- cresterea satisfactiei clientilor;
- cresterea credibilitatii organizatiei (clientii si potentialii clienti prefera sa faca achizitii de la furnizori certificati ISO 9001, stiind ca acestia controleaza in mod riguros toate procesele din cadrul organizatiei)
- facilitarea participarii la licitatii;
- facilitarea comertului international;
- satisfacerea criteriilor investitorilor si imbunatatirea accesului la capital;
- certificatul care atesta functionarea intr-un sistem de management al calitatii este un valoros instrument de marketing;
- cresterea capabilitatii organizatiei de a satisface cerintele legale.
La nivel intern, managementul trebuie sa prezinte dovezi ale implicarii sale pentru dezvoltarea si implementarea sistemului de management a calitatii, respectiv satisfacerea cerintelor standardului SR EN ISO 9001:2008 ce fac referire la:
- a) comunicarea in organizatie a importantei definirii si satisfacerii cerintelor clientilor;
- b) stabilirea politicii referitoare la calitate; aceasta politica trebuie sa concorde cu obiectivele organizatiei si trebuie sa fie implementata in organizatie;
- c) stabilirea obiectivelor calitatii (care sa includa cerintele de calitate pentru produs);
- d) planificarea SMC;
- e) cerinte referitoare la responsabilitate, autoritate si comunicare;
- f) conducerea analizei SMC, efectuata de managementul de la cel mai inalt nivel;
- g) sa se asigure de disponibilitatea resurselor necesare pentru obiectivele referitoare la calitate ale organizatiei.
