Mediul de afaceri se schimba constant, iar companiile trebuie sa tina cont de cerinte noi, evolutia pietei si propriile obiective. Modul de lucru care raspundea foarte bine nevoilor unei firme in urma cu cativa ani poate avea nevoie de ajustari. Din acest motiv, analizarea periodica a activitatii poate contribui la identificarea unor directii utile de dezvoltare.
Imbunatatirea poate viza domenii foarte diferite, de la gestionarea informatiilor pana la utilizarea resurselor sau relatia cu clientii. Unele companii aleg si implementarea unor sisteme de management bazate pe standarde internationale relevante pentru activitatea lor. De exemplu, atunci cand este analizata securitatea informatiilor, pot fi solicitate detalii despre un pret ISO 27001, alaturi de aspecte privind procesul de certificare.
Imbunatatirea continua nu presupune schimbarea permanenta a tuturor activitatilor. Mai degraba, este vorba despre observarea rezultatelor, identificarea aspectelor care pot fi dezvoltate si aplicarea unor masuri potrivite. Uneori sunt necesare modificari importante, in timp ce in alte situatii cateva ajustari punctuale pot fi suficiente.
Identificarea aspectelor care pot fi imbunatatite
Primul pas este intelegerea situatiei actuale. O companie poate analiza rezultatele obtinute, dificultatile intalnite si modul in care sunt utilizate resursele disponibile. Daca obiectivul este legat de implementarea unui sistem de management de mediu, de exemplu, analiza unui pret ISO 14001 poate face parte din documentarea initiala.
Informatiile necesare pentru identificarea unor probleme pot proveni din mai multe surse. Feedback-ul clientilor, observatiile angajatilor, rezultatele evaluarilor interne sau situatiile neprevazute aparute in activitate pot evidentia aspecte care merita analizate. Deciziile pot fi astfel fundamentate pe informatii concrete obtinute din activitatea companiei.
Atunci cand certificarea face parte din planurile unei organizatii, costurile pot fi si ele analizate inainte de luarea unei decizii. Compararea unor preturi ISO trebuie facuta tinand cont de standardul ales, caracteristicile organizatiei si serviciile incluse in oferta. Pretul reprezinta astfel doar unul dintre elementele care trebuie evaluate.
Dupa identificarea unei zone care necesita atentie, analiza poate continua prin cateva etape:
- Stabilirea problemei care trebuie rezolvata
- Identificarea cauzelor care au contribuit la aparitia acesteia
- Alegerea unei masuri potrivite situatiei constatate
- Stabilirea persoanelor responsabile si a termenelor
- Verificarea ulterioara a efectelor masurii adoptate
Schimbarile trebuie urmarite si evaluate
Aplicarea unei masuri nu inseamna automat ca problema a fost rezolvata. Dupa realizarea unei modificari, rezultatele trebuie urmarite pentru a vedea daca masura adoptata a avut efectul dorit. In acest fel, compania poate identifica atat solutiile care functioneaza, cat si situatiile in care sunt necesare ajustari suplimentare.
Evaluarea poate fi realizata prin indicatori potriviti activitatii respective. In functie de obiectiv, pot fi urmarite reclamatiile primite, consumul anumitor resurse, numarul neconformitatilor sau respectarea termenelor stabilite. Indicatorii trebuie alesi in functie de ceea ce compania doreste sa analizeze, astfel incat informatiile obtinute sa fie cu adevarat utile.
Monitorizarea rezultatelor permite si compararea situatiei din perioade diferite. Compania poate observa astfel daca modificarile introduse au produs efectele asteptate si poate decide ce trebuie pastrat, ajustat sau analizat din nou.
Evaluarea nu trebuie sa se limiteze insa la cifre. In functie de situatia analizata, pot fi luate in considerare si alte elemente:
| Aspect analizat | Intrebare utila |
| Usurinta aplicarii | Noua masura poate fi respectata in activitatea obisnuita? |
| Efecte neprevazute | Modificarea a creat dificultati in alte zone? |
| Resurse necesare | Efortul necesar este justificat de rezultatele obtinute? |
| Intelegerea schimbarii | Persoanele implicate stiu ce trebuie sa faca diferit? |
| Posibilitatea mentinerii | Masura poate fi aplicata si pe termen lung? |
Imbunatatirea continua implica intreaga companie
Schimbarile nu depind doar de conducere sau de persoanele care coordoneaza anumite activitati. Angajatii observa direct multe dintre situatiile care apar in activitatea zilnica si pot identifica dificultati care nu sunt intotdeauna evidente la nivel managerial. Din acest motiv, implicarea lor poate oferi informatii utile pentru stabilirea unor masuri realiste.
Pentru ca o schimbare sa poata fi aplicata, persoanele implicate trebuie sa inteleaga ce se modifica si care este rolul lor. Comunicarea clara reduce riscul interpretarilor diferite si permite aplicarea mai coerenta a noilor masuri. Atunci cand este necesar, instruirea poate completa informatiile oferite angajatilor.
Imbunatatirea continua devine mai usor de sustinut atunci cand este integrata in activitatea obisnuita a companiei. Nu fiecare problema necesita o schimbare ampla. Uneori, identificarea unei cauze, modificarea unei etape sau clarificarea unei responsabilitati poate reprezenta un progres relevant.
In practica, implicarea echipei poate fi incurajata prin:
- Crearea unor modalitati simple prin care pot fi transmise propuneri
- Discutarea dificultatilor aparute inainte ca acestea sa devina probleme mai mari
- Includerea persoanelor direct implicate atunci cand sunt analizate anumite schimbari
- Explicarea motivelor pentru care este introdusa o noua masura
- Recunoasterea ideilor care contribuie la rezolvarea unor probleme concrete
Schimbarile mici pot avea rezultate importante
Imbunatatirea continua nu are un punct final. Activitatea unei companii evolueaza, iar o solutie potrivita intr-o anumita perioada poate necesita ajustari ulterior. Analiza rezultatelor si identificarea unor noi posibilitati de dezvoltare permit organizatiei sa reactioneze mai bine la schimbarile care apar.
Un astfel de proces nu presupune modificari facute doar de dragul schimbarii. Fiecare masura ar trebui sa raspunda unei nevoi identificate si sa poata fi evaluata ulterior. Prin aceasta abordare, imbunatatirea devine parte a activitatii obisnuite si poate sustine dezvoltarea companiei pe termen lung.
